Pitkän linjan suomalainen laatublogi

Posted on October 11th, 2010

Toukokuussa ihmettelin kuinka Suomessa on todella vähän laatualan blogeja. En laske olemassaolevaksi blogiksi kuin sellaiset laatua käsittelevät blogit, joita on päivitetty tämän vuoden puolella. Kyllä lokakuussa voi jo todeta, että jos päivityksiä ei tähän mennessä ole, niin ei niitä myöskään tule.

Jostain syystä en silloin toukokuussa vielä törmännyt hyvin pitkäaikaiseen ja tasaisen varmasti päivittyvään blogiin, joka on Laatuseniorit. Olen yllättynyt, mutta positiivisesti siitä, että juuri Laatukeskuksen seniorijaos ylläpitää ehkä pitkäikäisinta suomalaista laatublogia. Laatuseniorit -blogi on perustettu jo huhtikuussa 2005.

Laatuseniorit ovat sitoutumattomia senioriasemassa olevia asiantuntijoita, joilla on pitkäaikainen kokemus laadun ja kilpailukyvyn kehittämisestä ja aiheeseen liittyvät laajat verkostot sekä halu edistää ammattimaista laatutoimintaa suomalaisen yhteiskunnan hyväksi. Laatuseniorit ovat myös Laatukeskuksen seniorijaos.

Aivan blogin alkumetreillä sanotaan, että “Laatuseniorit haluavat aktiivisesti suuntautua koko yhteiskuntaamme. Siksi kokouksessa päätimmekin luoda verkkopäiväkirjan (weblogin) yhdeksi viestintäkanavaksemme.”

On äärettömän arvokas asia, että pitkän linjan osaaminen tuodaan tällä tavalla näkyville. En tiedä minkä takia monet asiat lähes piilotetaan pienten ryhmien saataville – kun niistä olisi paljon enemmän hyötyä avoimelta pohjalta. Ehkä se piilottaminen on jopa niin yleistä, ettei Laatuseniorit kaltaista blogia osaa edes etsiä.

eToimintajärjestelmät ja jatkuva kehittäminen

Posted on October 11th, 2010

Olin viime viikolla puhumassa Laatukeskuksen eToimintajärjestelmät seminaarissa. Kävin läpi IMS Process järjestelmään käyttöön ottamista ja hyödyntämistä. Tottakai prosessit ja asiakirjojen hallinta kuuluvat aiheeseen, mutta olen itse kiinnostunut erityisesti siitä, miten sähköisellä toimintajärjestelmällä luodaan mahdollisuudet jatkuvaan kehittämiseen.

Organisaatioissa on valtavasti potentiaalia ja osaamista toiminnan kehittämiseen ja impulsseja tulee joka suunnasta. Asiakkaat vaativat ja ehdottavat, sertifioijakin tietää kysyä yhtä sun toista, sisäiset auditoinnit, työsuojeluorganisaation löydökset, oman henkilökunnan ideat ja listaa kehitysimpulssien lähtökohdista voisi löytyä paljon lisääkin. Eikö kuitenkin ole niin, että monissa organisaatioissa jokin tietty kehityskohteiden lähde on yli muiden. Onko esimerkiksi ulkoisen auditoinnin poikkeamat se, joka ohjaa kehitystä (liikaa)?

Tosiasiassa kaikki lähteet ovat samanarvoisia tai ainakin jokainen yksittäinen asia pitäisi lähteä liikkeelle saman arvoisena. Jos kuunnellaan vain yhtä huutoa, niin organisaatio ei ehkä kehity oman etunsa mukaisesti.

Onko siis niin, että kaikki erilaiset impulssit tai käytän nyt sanaa palautteet pitäisi saada yhteen ja samaan suppiloon, johon ne kerätään ja sieltä ne arvioidaan yksitellen ja yhteen kerättävinä kokonaisuuksina. Jos arviointi tehdään kaikille samalla tavalla ja samalla prosessilla, niin työ ei ole mahdoton, mutta tulokset voivat olla ratkaisevasti parempia organisaation kannalta kuin silloin, kun eri suunnat elävät erillistä elämäänsä.

Täytyypä oikein miettiä miten asiani esittäisin, mutta jatkuva kehittäminen ja siis jatkuva kehittyminen on aihe, jota ei voi pohtia liikaa.

Johtamisesta ja työhön sitoutumisesta

Posted on September 30th, 2010

Kauppalehdessä on juttu, joka pysäytti ajattelemaan: “Käskyttävä johtaja ajaa osaajat ulos talosta“. Otsikko on tietysti ihan totta, mutta itse jutusta löytyy paljon enemmän. Itse asiassa siitä tuli mieleen Jari Sarasvuon viime aikojen jyrkätkin mielipiteet siitä, että työnteko ei enää kiinnosta. No eihän se kiinnosta, jos käskytetään, mutta kyllä ihmiset edelleen sitoutuvat tiukasti sellaiseen työpaikkaan, jossa on hyvä ilmapiiri ja mahdollisuus toteuttaa omaa osaamista.

Kauppalehden jutussakin todetaan, että jos johtajuus ei muutu (tai voisin itse heittää väliin, että jos se ei ole kunnossa), niin työntekijät turhautuu ja sitoutuu vähemmän. Sehän on suoraan sama kuin sanoisi, että työntekijät tekevät vähemmän työtä tai ainakin tehottomammin.

Jutun neuvot johtajille kuulostavat todella hyviltä. “Keskity luomaan hyvää työkulttuuria, pyri herättämään alaisissa intohimoa työhön ja kannusta työntekijöiden itseohjautuvuutta.” Kyllä sellaisiakin johtajia on olemassa ja täydellisiä organisaatioita löytyy, vaikka ei ihan joka paikasta.

Yksi asia jutussa kolahti yli muiden.

Jos esimerkiksi kulunvalvontajärjestelmä korvaa luottamuksen, joka työpaikalla on vallinnut, se tuottaa sitoutumattomuutta. Työntekijät alkavat ulkoistaa itseään työstä: ovat fyysisesti paikalla mutta henkisesti muualla.

Kuinka työn tekeminen ja koko organisaation toiminta voi olla tehokasta, jos osa henkilökunnasta on fyysisesti paikalla, mutta henkisesti muualla?

Standardeista

Posted on September 22nd, 2010

Tähän maailmaan mahtuu valtavasti erilaisia standardeja. On laatujärjestelmästandardeja, joista osa sertifioitavia ja osa ei, sekä esimerkiksi valtavasti eri tyyppisiin töihin liittyviä standardeja. Standardimaailmalle on tyypillistä se, että niitä voidaan tulkita hyvin eri tavoin. Standardien teksti aukeaa ehkä helpommin henkilölle, joka on työskennellyt useampien erilaisten standardien parissa. Voisin ainakin itse näin väittää.

Erityinen ongelma standardeissa on se, että jos niistä ei ole kovin paljon kokemusta, niin rivien välistä voi lukea paljon merkityksiä, joita standardi ei itse asiassa vaadikaan. Hyvin tyypillisesti se ohjaa johonkin suuntaan ja jättää toteutukselle hyvinkin paljon väljyyttä. Toteutus voidaan tehdä siis joko suoraviivaisen yksinkertaisesti tai monimutkaisesti. Tietyyn työhön liittyvät ja esimerkiksi raja-arvoja asettavat standardit ovat tietenkin yksiselitteisiä, mutta niissäkin on toisinaan kovasti miettimistä, että mitä raja-arvoja meidän täytyykään noudattaa.

Ovatko standardit siis ystäviä vai vihollisia?  Sanoisin, että ehdottomasti ystäviä. :) Niiden avulla on saatu paljon selkeyttä toimitusketjuihin ja toimintaan, vaikka tottakai toisinaan myös harmia. Ystävänä standardia voi katsoa silmiin ilman turhaa jännitystä. Kyse on vain hyvästä apuvälineestä – ei maailmankaikkeuden navasta. Tällaisen ystävän avulla voi saada paljon kehitystä aikaan ja vieläpä oikeisiin kohteisiin.

Unelmien toimintajärjestelmä

Posted on May 25th, 2010

Sitä ymmärtävät kaikki. Se on selkeä ja sisältää kaiken oleellisen. Se on työkalu, jota käytetään yhdessä. Se on kaikkien saatavilla ja helposti näkyvissä. Se tarjoaa työkalut onnistumiseen. Asiakkaat ovat siihen yhtä tyytyväisiä kuin oma organisaatiokin. Se on helposti ylläpidettävä. Se täyttää vaatimukset ja vakuuttaa. Se ei pakota ketään tekemään turhanpäiväisiä tehtäviä. Se ei kahlitse, mutta ohjaa niin uutta kuin vanhaakin. Siitä ei näy historian painolasti vaan siitä näkyy tulevaisuuden haasteet. Se on ylpeyden aihe. Siinä on sitä jotain.

Mitäs huomenna ajattelinkaan tehdä tuon tavoitekuvan eteen?

Minkä taakseen jättää sen edestään löytää

Posted on May 25th, 2010

Otsikon lause on niin kulunut, että siinä ei ole mitään säväyttävää. Toisaalta, ei sekään säväytä positiivisesti, jos tahallisesti ummistetaan silmät oleelliselta kehitystarpeelta. Hyvin usein tekemättä jätetty tai vain siloitellen tehty työ kostautuu.

Otetaanpa esimerkiksi tilanne, jossa yrityksen mekaniikkakuvissa on havaittu ristiriitaisuutta ja puutteita. Vanhoja kuvia on käytetty pohjana uusille kuville ja hiljallen on ajauduttu tilanteeseen, jossa kuvat eivät enää kerro täyttä totuutta. Kuviin on saattanut jäädä jokin piirre, jota ei enää toteuteta, mutta tottahan alihankkija tuotteet tuntee. Lisäksi kuvista puuttuu jotain oleellista tai kuvaan on kirjoitettu teksti, joka kertoo mikä osa kuvasta toteutetaan ja mikä ei. Varmasti siellä kuvissa on muitakin ominaisuuksia, jotka kokenut suunnittelija tietää tarkalleen.

Todennäköisesti homma toimii niin kauan kuin omassa tuotannossa tai valmistuksesta huolehtivalla alihankkijalla työskentelevät samat ihmiset kuin ennenkin, mutta mitä sitten, kun vaihtuvuus pitää huolta perimätiedon hukkaamisesta. Tai miten käy siinä tilanteessa, kun valmistusta siirretään alihankkijalle tai kilpailutetaan ja siirretään toiselle alihankkijalla. Ehkä siihen ei tarvitse vastata.

Se mikä aiemmin oli säästöä ja nopeaa työtä, antaakin sysäyksen katastrofin partaalle. Käsissä on paljon mahdollisuuksia epäonnistua ja siitä seuraa väkisin suuri määrä virheitä ja laatukustannuksia.

Tuo esimerkki on hyvin konkreettinen, mutta ei kaukaa haettu, kun puhutaan kotimaisesta valmistuksesta. Kaikkialla asiat eivät ole huonosti, mutta sieltä täältä löytyy rapistuneita pesäkkeitä.

Tosiasia on, että  “minkä taakseen jättää sen edestään löytää” sopii hyvin monenlaisiin kehitystä kaipaaviin kohtiin. Sama pätee on sitten kyse henkilökohtaisesta pienemmästä tekemisestä tai suuresta järjestelmästä. Kuinka tuosta vanhasta viisaudesta osaisikin aina ottaa oppia ja muistaa sen jokaisessa projektissa, jossa täytyy arvioida, että tehdäänkö työ nyt vai myöhemmin. Molemmille vaihtoehdoille löytyy perustelunsa. Vai löytyykö?

5S tai aivan muu, onnistuminen on kiinni ajatusmaailman muutoksesta

Posted on May 12th, 2010

On erikoista kuulla edelleenkin neuvoja tyyliin “Nyt perkele käskette kaikkien tekevän näin”. Yllättävän vahvana edelleenkin elää monilla käsitys siitä, että työelämän muutoksetkin ovat patruunamaista käskemistä, jossa nyrkki iskeytyy pöytään ja kaikki sen pöydän ympärillä pomppaavat ylös tärähdyksen voimasta. Kyllä maailma käskyjäkin kaipaa, mutta vaativat toimintatavan muutokset eivät tapahdu aivan niin suoraviivaisesti.

5S on mielestäni erinomainen esimerkki siitä, että käskyllä saadaan kyllä vaikkapa koko tehtaan väki juoksemaan päivän tai viikon verran mutkille ja siivoamaan pienimmätkin sotkut, mutta mitä siellä tehtaassa mahtaa tapahtua seuraavina päivänä. Nousevatko tavarat ja työkalut automaattisesti paikoilleen? Onko jatko vahtimisesta kiinni?

Suuren muutoksen toimimaan saaminen etenee askel kerrallaan. Se vaatii paljon työtä sen eteen, että vanhoista tavoista päästetään irti ja vaiheittain etenemistä niin, että asia kerrallaan otetaan tavaksi. Prosessi voi edetä hyvin uusia asioita vastaanottavassa organisaatiossa nopeasti ja jäykässä organisaatiossa hyvinkin hitaasti. Ajatusten muuttaminen vaatii hyvät perusteet ja se on useita yksittäisen ihmisen ahaa -elämyksiä. Mikäänhän ei muutu, jos jokainen meistä ei muutu hiukan.

5S on siinäkin mielessä hyvä esimerkki muutoksesta, että sen onnistuminen on kiinni koko toimintaympäristön muuttamisesta. Ajatusmaailman muutoksen oleellinen osa on katsoa ympärilleen avoimin silmin niin, että onko meillä tässä kaikki se, minkä avulla työ voi onnistua. Onko meillä säilytyspaikka jokaiselle työkalulle ja materiaalille? Onko edellytykset kunnossa? Jos jokin osanen puuttuu, niin miten koko muutos voi onnistua. Ja yksi ihminen ei niitä kaikkia asioita näe vaan ne nähdään yhdessä.

Hyvä muutosprosessi luo kyseenalaistamista ja halua saada asiat paremmiksi. Patruunakäskyillä päästään useimmiten päinvastaiseen vaikutukseen.

Muutosta vai muotoseikkoja?

Posted on May 3rd, 2010

Laatu on käsite, joka jostain syystä houkuttelee edelleen monet hukkumaan muotoseikkojen maailmaan. Tai ei se ehkä ole hukkumista, vaan on vain yllättävän monia, joille pienet muotoseikat ovat laatutyössä sitä kaikkein tärkeintä. Lähinnä erilaisten satojen dokumenttien täytyy näyttää juuri tietyn laiselta, viis siitä, olisiko kenties tehokkaampaa tehdä asiat hieman toisin ja yksinkertaisemmin.

Ketä varten dokumentit, prosessikuvaukset, erilaiset asiat tehdään? Kas siinäpä tärkeä kysymys. Omasta mielestäni ne tehdään hyvin erilaisia organisaation ihmisiä varten – ei yhtä tai kahta ylläpitäjää varten. Jos pidetään mielessä se, että kuka niitä ohjeita ja kuvauksia aidosti tarvitsee, niin lopputulos on aivan erilainen kuin jos ne tehdään muotoseikkoja pilkuntarkasti noudattaen ylläpitäjien tarpeeseen. Ja mihin tarpeeseen? Ovatko ne tarpeet aitoja?

Aivan urani alkuvaiheessa rakastin prosessikaavioita ja dokumenttipohjia. :) Ne ovat täydellisyydessään kauniita! Viimeistelty prosessikaavio on vaikuttava näky ja kuinka hienoa onkaan kirjoittaa täydellinen suomenkielinen lause, joka kuvastaa juuri kaikkea standardin vaatimaa. Mutta mitenkäs sitten, jos organisaation ihmiset ymmärtävätkin erilaista kieltä? Entä jos se hieno lause jää kaikilta lukematta?

Jään nyt itse korulauseilun koukkuun, mutta se mitä ajattelin sanoa, on:

Muotoseikkojen liika hiominen, vahtiminen ja keksiminen vie valtavasti aikaa pois aidolta muutokselta.

Tosiasia on, että joku dokumentti ei itsessään saa aikaan yhtään mitään, mutta jos se dokumentti tehdään vaikeaksi jäykällä rakenteellaan tai vaikealla tekstillään, niin se voi estää kehityksen ja muutoksen toteutumisen.

Onkohan kukaan muu törmännyt “turhaan” työhön laadun nimissä? Montako päivää ja viikkoa se vie aikaa pois aidolta kehitystyöltä vuodessa? Tahtoisinpa tietää.

Kyllä minä arvostan dokumentteja ja prosessikaavioita edelleen, nyt vain aivan eri näkökulmasta. Ihastelen niitä lyhyitä ja selkeitä dokumentteja, jotka aukeavat helposti lukijalleen ja omalla tavallaan auttavat organisaatiota helpottamalla ja/tai parantamalla toimintaa. Pyrkimyshän on muutokseen kohti parempaa ja se vaatii paljon työtä ja aikaa, joka helposti hukkuu turhien muotoseikkojen hiomiseen.

Eikö Suomessa ole laatualan blogeja?

Posted on May 2nd, 2010

Hetken etsiskelyn jälkeen en löytänyt muita varsinaisia laatualan blogeja kuin Jussi Moision Laatumatkalla ja senkin on blogina lähes uunituore, joskin lupaava varsinkin, kun kirjoittaja on laatualan “yleisölle” tuttu hahmo. Tai oli niitä  blogeja muutama muukin, mutta vain tuon on sellainen, jonka voi ottaa esille aitona blogina. Se, että jonkin yrityksen uutissivu nimetään blogiksi, ei saa ainakaan minua toteamaan uutisten kokoelmaa blogiksi.

Eipä sillä, en pikaselailulla löytänyt maailmaltakaan yhtään seuraamisen arvoista Quality -blogia. Varmasti niitä silti löytyy ja aion kaivaa esille muutaman sellaisen, jotka eivät ole vain markkinointimielessä olemassa tai sellaisia, joissa jokainen lause pitää sisällään linkin johonkin lähteeseen antamatta tekstissään yhtään mitään.

Ehkä laadun kanssa työtään tekevät ihmiset eivät ole tyypillisiä bloggaajia, mutta toisaalta ketkäpä niitä tyypillisiä olisivat. Tai ehkä juuri laatutyössä tarvitaan (tarvittaisiin) hyvää ulosantia ja sosiaalista ihmistä, joten luulisi bloggaajia löytyvän helpostikin.

Mikä muuten on laadukas blogi? Omasta mielestäni se on aito. Hyvä ja seuraamisen arvoinen blogi ei voi olla vain laskelmoitu tuotos vaan siinä täytyy olla kirjoittajan sydän mukana. Aivan kuin vaikkapa työpaikanhakija tai konsultti joutuu luomaan hyvän fiiliksen päästäkseen päämääräänsä, niin hyvä blogi kutsuu lukijoita kuin itsestään. Sitä on helppo lukea ja sieltä löytyy jotain kiinnostavaa.

Blogin kirjoittaminen parin pienen jutun verran on muuten helppoa, mutta blogin elossapitäminen ei suurimmalla osalla onnistu. Saapa nähdä, mitä tästä Laadussa vara parempi -blogista syntyy. Olen oman blogielämäni aikana synnyttänyt ja tappanut useita yritelmiä, joista vain kaksi on aidosti syttynyt elämään ja ne tuskin enää katoavatkaan. Toivottavasti tästä tulee se kolmas. ;)

Laadussa vara parempi

Posted on May 1st, 2010

Olen jo pitkään miettinyt laatu- ja kehitysaiheisen blogin perustamista. Tiedän, että tämän asian tiimoilta minulla riittää sanottavaa. En aio kirjoittaa päivittäin tai tietyllä aikataululla, vaan juuri silloin, kun jokin asia on ajankohtainen.

Takana kokemusta laadun ja kehittämisen parista jo reilusti yli kymmenen vuoden ajalta. Oppia on tullut niin kantapään kautta kuin koulutuksesta ja luettuna eri lähteistä ja tiedän, että paljon on vielä opittavana.

Näin jälkeenpäin ajatellen urani alkuvaiheessa kuljin tosiaan ruusunpunaiset lasit silmillä ja ajattelin – no, en enää muista mitä ajattelin siitä, että mitä on työ laadun parissa. Ehkä ajattelin parantaa maailmaa omalta osaltani ja ajattelin, että työ olisi monipuolista ja vaihtelevaa. Kovin paljon maailmanparannusta ei ole toteutunut, mutta lähimmässä työympäristössä parannuksia on onnistunut asiassa jos toisessakin. Monipuolista tämä työ on ehdottomasti ollut, mutta toisinaan myös hyvin raskasta ja kausittain puuduttavan rutiininomaista. Parhaimmillaan se on jatkuvaa vuorovaikutusta ja kestävää muutosta parempaan.

Mitä laatu on minulle? Ehkä helpompaa on vastata mitä laatu ei ole. Se ei ole vain muotoseikkoja, pelkkää peruutuspeiliin katsomista, ylhäältä jaettavia mahtikäskyjä, jaarittelevia mammuttipalavereja, standardien tulkintaa suurennuslasilla, auditointien panikointia, näytelmää asiakkaiden vuoksi tai vaikkapa nimellisiä titteleitä. Ei.

Laatu on yhteinen asia. Toimintaa ja tuotteiden tai palvelun laatua kehitetään yhdessä, yhteisellä kielellä ja pohjimmaisia syitä ymmärtäen. Laatu ei tule taikasauvan heilautuksella, eikä kerran saavutettu taso koskaan säily loputtomiin. Laadun ja kehittymisen eteen tarvitaan paljon työtä, joka ei ole yhdestä ihmisestä kiinni.

Yksi aivan erityinen havaintoni on, että menestyksellisesti laadun ja kehittämisen parissa työskentelevällä henkilöllä täytyy olla hyvä motivaatio, paljon tietoa ja taitoa, rehellistä uteliaisuutta ymmärtää sekä sisäinen tahto asioiden kehittämiseen. Ei kai tuo ole paljon vaadittu?

Seuraa blogiani Bloglovinin avulla